In Teil 1 unseres Expertenbeitrags gibt Frau Ramona Eib einen umfangreichen Überblick zur Gesetzeslage und aktueller Rechtsprechung rund um das Thema Arbeitszeiterfassung. Welche Fragen sich rund um die Komplexität der elektronischen Zeiterfassung ergeben, erläutern wir in Teil 2. Hierbei blicken wir auf geltende Regelungen sowie Bestimmungen für Übergangsfristen.
Wird die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gesetzlich geregelt?
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im April 2023 einen lang erwarteten Referentenentwurf zur Neufassung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG-E) vorgelegt. Darin sollen die Vorgaben des Bundesarbeitsgerichts und des Europäischen Gerichtshofs zu der bereits heute verpflichtenden Arbeitszeiterfassung näher ausgestaltet werden. In dem Referentenentwurf ist ein Vorschlag zur Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz und im Jugendarbeitsschutzgesetz enthalten.
Wie wird die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung im Gesetz geregelt werden?
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG-E wird
der Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen.“
Mitarbeitende können die Erfassung auch weiterhin selbst vornehmen, ebenso bleiben die Unternehmen für die ordnungsgemäße Aufzeichnung verantwortlich. Nach dem Gesetzesentwurf haben die Unternehmen
durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen“, dass ihnen „Verstöße gegen die gesetzlichen Bestimmungen zu Dauer und Lage der Arbeits- und Ruhezeiten bekannt werden.“
Für Verstöße drohen Bußgelder bis zu 30.000 Euro. So manche Führungskräfte und Unternehmen kennen bereits diese hohen Bußgelder für Arbeitszeitverstöße.
Der HR-Wissen-Expertentipp
Ganz klar: Elektronische Aufzeichnung der Arbeitszeit
Unsere Empfehlung liegt selbstverständlich bei der elektronischen Zeiterfassung. Damit können Unternehmen Ihrer Nachweispflicht revisionssicher nachkommen und über ein entsprechendes Controlling auch Verstöße schnell feststellen.
Wichtig ist im Weiteren, die Verstöße auch nachzuhalten und zu regulieren.
Wie soll die elektronische Zeiterfassung nach dem Gesetz ausgestaltet werden?
Der Referentenentwurf enthält keine genauen Vorgaben zur Ausgestaltung der elektronischen Erfassung. Als elektronische Zeiterfassung werden wohl neben IT-Systemen auch Apps und Tabellenkalkulationen anerkannt.
Welche Regelungen sind in dem Gesetz vorgesehen?
- Klarheit geschaffen werden soll zum Thema Vertrauensarbeitszeit. Vertrauensarbeitszeit meint dabei das flexible Arbeitszeitmodell, bei dem es den Mitarbeitenden selbst überlassen ist, Beginn und Ende der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit zu definieren und festzulegen. Das Modell der Vertrauensarbeitszeit soll nach dem Referentenentwurf explizit nicht beeinträchtigt werden. Vielmehr soll die Vertrauensarbeitszeit auch weiterhin möglich sein, solange die gesetzlich zulässigen Höchstarbeitszeiten nicht überschritten und die Pausenzeiten eingehalten werden. Ob dies in Einklang zu bringen ist, können wir an dieser Stelle nicht klären.
- Eine weitere Ausnahme soll für Mitarbeitende möglich sein, „bei denen die gesamte Arbeitszeit wegen der besonderen Merkmale der ausgeübten Tätigkeit nicht gemessen oder nicht im Voraus festgelegt wird“. Nach der Begründung können das Führungskräfte, herausgehobene Experten oder Wissenschaftler sein, die über den Umfang und die Einteilung ihrer Arbeitszeit selbst entscheiden können.
- Die Ausnahme von der Aufzeichnungspflicht kann für die genannten Mitarbeitenden durch Tarifvertrag oder Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung geregelt werden. Tarifvertragsparteien bzw. Betriebspartner sollen festlegen, für welche Mitarbeitenden die Voraussetzungen entsprechen.
- Es besteht die Pflicht, die Aufzeichnung der Arbeitszeit für jeden Mitarbeitenden bereits am selben Tag vorzunehmen. Viele Unternehmen regulieren das schon heute über eine elektronische Zeiterfassung.
- Ausnahme: Durch einen Tarifvertrag oder Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung kann geregelt werden, dass die Aufzeichnung auch an einem anderen Tag erfolgen kann, allerdings spätestens bis zum Ablauf des siebten, auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages.
- Der Entwurf regelt auch eine Informationspflicht der Arbeitgebenden: Unternehmen müssen ihre Mitarbeitenden auf Verlangen über die aufgezeichnete Arbeitszeit informieren und ihnen ggf. eine Kopie der Aufzeichnungen zur Verfügung stellen.
Welche Ausnahmen von der elektronischen Zeiterfassung wird es geben?
Es soll sogar Ausnahmen von der Formvorschrift der elektronischen Zeiterfassung geben, beispielsweise soll eine händische Dokumentation auf Papier zulässig sein. Dafür bedarf es dann allerdings einer weiteren Rechtsgrundlage. Diese kann durch einen Tarifvertrag oder eine Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung geschaffen werden.
Auf die elektronische Form gänzlich verzichten können Betriebe
- mit weniger als zehn Arbeitnehmenden,
- ausländische Arbeitgebende ohne Betriebsstätte im Inland, wenn sie bis zu zehn Arbeitnehmende nach Deutschland entsenden sowie
- Privathaushalte, die Hausangestellte beschäftigen.
Welche Übergangsregelungen wird es geben?
Selbstverständlich sind auch Übergangsfristen vorgesehen:
- noch ein Jahr nach Inkrafttreten des Gesetzes mit den neuen Regelungen soll eine nichtelektronische Zeiterfassung noch zulässig sein. Damit sollen Unternehmen genug Zeit haben, die Zeiterfassung umzustellen.
- Die Übergangszeit verlängert sich bei kleineren Betrieben: Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitenden haben zwei Jahre Zeit; Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitenden haben fünf Jahre Zeit.
Welche Aufbewahrungspflicht gibt es für die Arbeitszeitdokumentation?
Arbeitszeitdokumentationen sind mindestens für zwei Jahre aufzubewahren.
Berichten Sie gern von Ihren Regelungen – gibt es Besonderheiten? Senden Sie bitte eine E-Mail an:
hendrik.ernst@rldatix.com
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