Eine effektive Urlaubsregelung ist von großer Bedeutung, um das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu fördern, die Work-Life-Balance zu unterstützen und gleichzeitig den reibungslosen Ablauf des Unternehmens sicherzustellen. Als Personalverantwortliche stehen Sie vor der Herausforderung, die richtigen Entscheidungen zu treffen und klare Richtlinien für die Urlaubsplanung und -genehmigung zu entwickeln.
Dabei tauchen eine Vielzahl von Fragen auf, die es zu beantworten gilt, um eine faire und transparente Urlaubsregelung zu gewährleisten. Welche gesetzlichen Bestimmungen gelten? Gibt es Sonderregelungen? Kann man den Urlaubsanspruch errechnen? Hier beleuchten wir die wichtigsten Fragen für Sie und geben einen umfassenden Überblick zum Thema Urlaubsregelung.
Wo finden wir die Grundlagen des Urlaubsrechts?
Für das Arbeitsverhältnis gilt an erster Stelle der Arbeitsvertrag. Das ist klar. Darüber kann es Regelungen in Richtlinien geben. Ja, ungewöhnlich, aber auch das habe ich schon in vielen Organisationen entdeckt. Dabei sind Richtlinien als Weisungen des Arbeitgebenden zu klassifizieren. Für Betriebe mit Betriebsräten sollte auch ein Blick in die Betriebsvereinbarungen geworfen werden, ggf. finden sich dort Vereinbarungen. Wichtiger Regelungsort für das Thema Urlaub kann im Anwendungsfall der Tarifvertrag, bzw. mit Sonderregelungen (zum Beispiel zusätzlichen Urlaubstagen) auch verschiedene Tarifwerke sein. Schließlich steht über all diesen Regelungen das Gesetz. Nach dieser Aufzählung ein kurzer Blick auf die Normenpyramide.
Der Urlaub ist ein so wichtiger Bestandteil im Arbeitsverhältnis und ein so umfangreiches Regelungsgebiet. Das Bundesurlaubsgesetz ist dabei ein ganz kleines Gesetz, nur 16 Paragraphen. Ich habe einmal gehört: „Am besten kein Blick in das Gesetz, das verblendet den Weg auf die Rechtslage.“ Dem stimme ich in diesem Fall zu.
Wo ist die Anzahl der Urlaubstage geregelt?
Die Gesamtzahl der Urlaubstage gehört in den Arbeitsvertrag und dies spätestens mit der Erweiterung der Festlegungen im Nachweisgesetz. Das war mit dem 01. August 2022. Nach § 2 Absatz 1 Nr. 11 Nachweisgesetz gehört zu den wesentlichen Vertragsbedingungen die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs.
Die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses sind nach dem Nachweisgesetz schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmenden auszuhändigen. Wie das in die Zukunft und in unsere digitale Welt zu transformieren ist, dazu gern an anderer Stelle.
Wie hoch ist der gesetzliche Mindesturlaub?
Der jährliche Mindesturlaub ergibt sich aus dem Gesetz. Hinterlegt sind dort 24 Werktage in einer Sechs-Tage-Woche (Montag bis Sonnabend).
Daraus ergibt sich ein gesetzlicher Mindesturlaub pro Jahr von 20 Tagen bei einer 5-Tage-Woche und von 16 Tagen bei einer 4-Tage-Woche. Wichtig zu erwähnen ist dabei noch, dass das Kalenderjahr auch das Urlaubsjahr ist.
Wann ergibt sich gesetzlicher Zusatzurlaub?
Menschen mit einer für das ganze Kalenderjahr anerkannten Schwerbehinderung erhalten bei einer 5-Tage-Woche einen Zusatzurlaub von 5 Tagen. Der Urlaub wird also zusätzlich gewährt. Da der Urlaubsanspruch bereits im Gesetz normiert ist, ist eine Nennung im Arbeitsvertrag nicht erforderlich.
Bei unterjährigem Eintritt greift die bekannte Zwölftel-Regelung, ebenso bei unterjährigem Austritt. Es ist im Besonderen darauf zu achten, ob die Schwerbehinderteneigenschaft nur befristet zugesprochen wurde.
Mitarbeitende mit einem Grad der Behinderung unter 50 und Gleichgestellte haben grundsätzlich keinen Anspruch auf diesen Zusatzurlaub.
ACHTUNG! Ausnahmen davon gibt es im öffentlichen Dienst in einzelnen Ländern, dann wird ein zusätzlicher Urlaub von bis zu 3 Tagen für Menschen mit einem Grad der Behinderung von weniger als 50 gewährt.
Entstehen bei dieser Berechnung Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, so sind sie auf volle Urlaubstage aufzurunden. Der so ermittelte Zusatzurlaub ist ebenfalls dem allgemeinen Erholungsurlaub hinzuzurechnen. Der Zusatzurlaub folgt den sonstigen Regelungen über den gesetzlichen Urlaub.
Der HR-Wissen-Expertentipp
Zusatzurlaub bei Mitarbeitenden mit Behinderung
Meine Empfehlung lautet im besten Falle eine systemische Befristung des gesetzlichen Zusatzurlaubs. Sollte die Befristung der zusätzlichen Urlaubstage nicht möglich sein, sollten Sie unbedingt eine digitale Wiedervorlage im Personalstammsystem oder im System, in dem die An- und Abwesenheiten erfasst werden, einrichten.
Auch für den Fall, dass die Schwerbehinderteneigenschaft nicht während des gesamten Kalenderjahres gilt, greift die Zwölftel-Regelung, so hat der Mitarbeitende mit Schwerbehinderung für jeden vollen Monat der im Arbeitsverhältnis vorliegenden Schwerbehinderteneigenschaft einen Anspruch auf ein Zwölftel des Zusatzurlaubs.
Wie hoch ist der tarifliche Urlaubsanspruch?
Wie hoch ein tariflicher Urlaubsanspruch ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Dies legen die Tarifvertragsparteien in jedem Tarifwerk individuell fest, in der Regel sind es aktuell bis zu 30 Tagen. Wichtig ist zunächst die Klärung, ob ein Tarifvertrag Anwendung findet. Ein Hinweis dazu ist in den meisten Fällen im Arbeitsvertrag zu finden, eine sogenannte Bezugnahmeklausel.
Findet ein Tarifvertrag Anwendung, dann ist die Gesamtzahl der Urlaubstage unter Einbeziehung des gesetzlichen Mindesturlaubs in der Regel im Manteltarifvertrag hinterlegt. Darüber hinaus werden im Tarifvertrag manchmal zusätzliche Urlaubstage gewährt, z.B. als Altersfreizeiten ab einem bestimmten Lebensalter oder in Gewährung sonstiger Zusätze.
Es gibt Regelungen in Deutschland bezogen auf das Alter bis zu 17 Urlaubstagen (alle drei Wochen einen Tag), an sonstigen Zusätzen bisher bis zu 8 Tagen (flexible Urlaubstage).
Wann besteht Anspruch auf Sonderurlaub?
Neben dem Sonderurlaub handelt es sich ebenso wie bei Erholungsurlaub um bezahlte Freistellung von der Arbeit. Bei dieser entbindet die Arbeitgebenden die Mitarbeitenden in Ausnahmesituationen von dessen Arbeitspflichten und leistet ihm weiterhin eine Entgeltfortzahlung.
In der Konstellation Sonderurlaub soll dem Mitarbeitenden die Möglichkeit gegeben werden, außergewöhnlichen Anlässen zu würdigen oder besondere Ereignisse zu bewältigen.
Ist der Arbeitgebende verpflichtet Sonderurlaub zu gewähren?
Es haben sich Situation herausgestellt, für die sich der Anspruch auf Sonderurlaub etabliert hat. Dazu drei Beispiele für einen Sonderurlaubstag, die Sie sicherlich alle kennen:
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bei Eheschließung/Eintragung der Lebenspartnerschaft
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bei Entbindung in der häuslichen Gemeinschaft mit dem Mitarbeitenden lebenden Ehefrau/Lebenspartnerin
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bei Wohnungswechsel
Wie ist es mit dem Tod eines nahen Angehörigen?
Nahe Angehörige sind der Ehepartner/Lebensgefährte/Lebenspartner, das eigene Kind/Adoptivkind/Stiefkind/Pflegekinder, die Eltern sowie Schwiegereltern und Geschwister. Ob nur ein Tag Sonderurlaub oder bis zu drei Tage Sonderurlaub gewährt werden müssen, hängt von der Beziehung des Verstorbenen zum Mitarbeitenden und der Haushaltszugehörigkeit ab.
Der Anspruch auf Sonderurlaub beträgt drei Arbeitstage, wenn der Ehepartner/Lebensgefährte/Lebenspartner verstorben ist, bei allen anderen nahen Angehörigen aus dem gemeinsamen Haushalt, zwei Arbeitstage und bei allen anderen nahen Angehörigen ein Tag.
Wie Sie sehen, ist das Thema äußerst differenziert zu betrachten und damit kompliziert. Wie Sie das Thema Sonderurlaub eingefangen und beherrscht bekommen, dazu gerne an anderer Stelle.
Ist der Anspruch auf Sonderurlaub im Gesetz geregelt?
Im Gesetz gibt es eine globale Regelung. Danach steht dem Mitarbeitenden bezahlter Sonderurlaub zu, wenn er aus einem anderen Grund als Erkrankung unverschuldet, vorübergehend und aus persönlichen Gründen verhindert ist, der Arbeitspflicht nachzukommen.
Die gesetzliche Regelung ist ein Blick in die vergangene Sprachwelt. Einmal lesen lohnt sich.
Aus dieser Regelung hat die Rechtsprechung die eben genannten Beispiele geprägt.
Verpflichtungen für Arbeitgebende, Sonderurlaub zu gewähren, ergeben sich regelmäßig auch aus Tarifverträgen oder auch aus Betriebsvereinbarungen. Werden keine Tarifverträge angewendet und finden sich keine Regelungen in Betriebsvereinbarungen, empfiehlt sich die Regelung im Arbeitsvertrag.
Es ist zulässig, die Regelung des § 616 BGB für das Arbeitsverhältnis auszuschließen. Da Sie die Mitarbeitenden nicht verärgern wollen, empfehle ich Ihnen etablierte Konstellationen zu regeln und darüber hinaus den § 616 BGB auszuschließen, abzubedingen.
Nach Ihrem Herangehen, Ihrer Kultur im Unternehmen, kann diese Regelung ganz unterschiedlich aussehen. Verstehen Sie unseren Vorschlag nur als ein Beispiel.
Berichten Sie gern von Ihren Regelungen – gibt es Besonderheiten? Senden Sie bitte eine E-Mail an:
hendrik.ernst@rldatix.com
Gesetzeskonforme Urlaubserfassung
Verwalten Sie den Urlaub Ihrer Teams immer noch in einer Tabellenkalkulation? Warum? Es gibt sehr schlaue digitale Lösungen. Alle Auswertungen mit einem Klick und das Ganze revisionssicher. Machen Sie sich auf den Weg!